【単語登録の実例】ビジネスで使う言葉を辞書登録するポイントは?

「かぶらない読み」で登録

1つ目の「ビジネスで使う言葉」を登録するときのポイントは、ほかの単語と「読み」がかぶらないことです。

たとえばご無沙汰しております。をごに登録するとどうでしょうか。

次のように、漢字変換するときにほかの単語と「読み」が競合してしまいます。

ご無沙汰しております。

1. ご無沙汰しております。
2. 五漢数字
3. 御
4. ごひらがな
5. 語
6. 後
7. 碁
8. 呉
9. ５［全］数字

ただ単に「語」と入力したいときに、「ご無沙汰しております。」がジャマをするように……。

これは煩わしいので、変換候補が競合しないようにしましょう。

そこで「ごぶ」に登録すれば、漢字変換がスムーズにできますよ。

「ごぶ」で変換すると「五分」「誤部」のようにいろいろ出てきますが、通常は使わないので競合しません。

ただし「読み」が1文字増えると、キーを打つ回数が2回も増えてしまいます。

もっと効率化を図るなら、子音だけを取り出して「読み」にする方法を使い、ｇｂなどに登録するのもオススメです。

「。」も含めて登録

ビジネスで使う言葉を単語登録するときの2つ目のポイントは「 。」も含めて登録することです。

必ず文末が「 。」になる場合は、「 。」も含めて単語登録してしまいましょう。

「 。」を入力するにはキーを1回触る必要があるので、おおげさに言えば0.1秒を無駄にしてしまいますから。

詳しくは記号やスペースもいっしょに単語登録するで紹介しています。

2つのパターンを出し分ける工夫をする

ビジネスで使う言葉を単語登録するときの3つ目のポイントが2つのパターンを出し分ける工夫をすることです。

たとえば「いつもお世話になっております」をいつおせに単語登録するとしましょう。

ここで少し考えてほしいことがあります。

それは「いつもお世話になっております。」は「株式会社〇〇の××です。」という「名乗り」といっしょに使う場合も多いこと。

でもそこで、いつおせにいつもお世話になっております。株式会社〇〇の××です。を登録するとよくないのです。

なぜならいつもお世話になっております。だけを使いたいこともあるから。

そこで、次の2つを別々に単語登録することで出し分けましょう。

上記では、いつおせ；のようにセミコロンを含めて漢字変換すると「名乗り」も入力されるというルールにしています。

セミコロンを利用する理由についてはこちらをご覧ください。

ほかにも次のような出し分けもオススメですよ。

わたしの場合はCはカッコに入った文字という意味で単語登録ルールを決めています。

もちろん「（株）」も「株式会社」も両方ともかぶに単語登録してもかまいませんが、別々の読みに登録すれば変換候補から「選ぶ」という作業が発生しないためスムーズです。

ふだん使い慣れている言葉で登録

ビジネスで使う言葉を単語登録するときの4つ目のポイントは、ふだん使い慣れている言葉で登録すること。

たとえば、新年の挨拶で謹んで新春のお慶びを申し上げます。と入力したいとしましょう。

「つつしん」のような「読み」に単語登録してもいいですが、使い慣れない表現だと「謹んで」という文言を忘れてしまいます。

そこで、使い慣れている「あけおめ」に登録するのです。

これで、入力するときに「なんて登録したっけ？」と悩むことはありません。

単語登録は「単語」と「読み」に何を入れても自由ですから！

いろいろな表現を選べるようにする

ビジネスで使う言葉を単語登録するときのポイントで最後に紹介するのは、いろいろな表現を選べるようにすることです。

先述した謹んで新春のお慶びを申し上げます。には類似の表現がいろいろありますよね？

もし相手によって使い分けたい場合は、次の例のように全部あけおめに登録してしまいましょう。

謹んで新春のお慶びを申し上げます。

1. 謹んで新春のお慶びを申し上げます。
2. あけましておめでとうございます。
3. 旧年中は温かいご指導をありがとうございました。
4. 謹んで新春のご祝詞を申し上げます。
5. 新年おめでとうございます。

先ほど、単語登録の基本は「かぶらない読み」で登録することだと述べました。

ところが、ビジネスで使う言葉は相手によって使い分けることがあるため、この基本を逸脱したほうがいいシーンも多いのです。

ちなみに「読み」には、前項で紹介した「ふだん使い慣れている言葉」に登録するのがポイントです。

「あいさつ」の単語登録例

ビジネスで使うあいさつ、会社でよく使うあいさつは必ず単語登録しましょう。

ここでポイントなのは「あいさつだけ」の場合と「あいさつ ＋ 名乗り」の場合で、登録を分けていることです。

自分の名乗りも追加する場合は；を追加するといったルールを決めておくと便利ですよ（先述しています）。

「感謝と謝罪」の単語登録例

あいさつと同じレベルでよく使う表現といえば、感謝と謝罪でしょう。

この場合も「ありがとうございます。」と「ありがとうございました。」を別々に登録するのがオススメです。

たとえば上の例では、過去形の「ありがとうございました。」になると；を付けるというルールにしています。

「締めのあいさつ」の単語登録例

締めに使うあいさつも単語登録しておきましょう。

そのほかに使うあいさつの単語登録例

そのほか、特定の期間や状況で使うあいさつも単語登録しておくと便利です。

「取引先相手の名前」の単語登録例

ビジネスで単語登録しておくのをオススメする例として「よくやり取りをする取引先相手の名前」もあります。

通常では変換されない珍しい名前のときだけでなく、ふつうの名前でも単語登録してすぐに出せるようにしましょう。

ポイントはこのように「〇〇様」「〇〇さん」のような敬称までいっしょに登録することです。

もちろん、会社名なども単語登録してしまいましょう。

特に「斎藤」のように同音異義語が多い苗字は単語登録しておくことで入力ミスを防げます。

「カッコに入った文字」の単語登録例

ビジネスで単語登録しておくべき言葉はあいさつだけではありません。

たとえばカッコに入った文字や数字も、ぜひ単語登録しておきましょう。

わたしの場合、（ ）に入った文字は後ろにCを、【 】に入った文字は後ろにSをつけるというルールにしています。

詳しくは、カッコに入った文字・数字を単語登録する例をご覧ください。

「よく使う言葉・言い回し」の単語登録例

「ビジネスでよく使う言い回し」というものがあります。

たとえば「弊社」や「御社」という言葉は意外と入力が面倒ですよね。

「会社情報」の単語登録例

ビジネスでは会社の情報を伝える場面があります。

でも、住所や電話番号を忘れることもありますよね？

そこで、そういう情報はすべて単語登録してしまいましょう。

特に、最後に紹介している「URL」は伝える場面がよくあります。

よく質問される内容への回答が書かれているページのURLを単語登録しておくと重宝しますよ。

「単位」の単語登録例

日付の単位を示す「年・月・日」などは入力する機会が多いので、登録しておくと便利です。

特に「日」は同音異義語が多いので、登録をおすすめします。

日にちを示す「年・月・日」などは入力する機会が多いので、登録しておくと便利です。

もっと快適にするには、数字＋数詞の単語登録例も参考になりますよ。

「記号」の単語登録

ビジネスで書く文章は、簡素にわかりやすくすることも大切です。

そのため、記号を簡単に入力できるようにしておき、活用しましょう。

詳しくは、記号を単語登録するときのポイントをご覧ください。

専門用語の意味を確認するための単語登録例

ビジネスでよく聞く「専門用語」の答え合わせとして単語登録するのもオススメです。

たとえば取引先のメールに「KPI」と書かれているけど、意味を忘れた。

そういうときにｋぴと入力し、変換すればKey Performance Indicator（重要業績評価指標）と出てくるので、すぐに答えがわかるのです。

答え合わせをするための単語登録もご覧ください。

「敬語」の単語登録例

敬語って覚えにくいですよね。

もし敬語に自信がない場合は、次のように単語登録しておくのも1つの方法です。

なぜこのような「読み」なのかについては、敬語の単語登録例についてをご覧ください。